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Pourquoi archiver ses documents administratifs?

Au fur à mesure que le travaille administrative est effectué, les documents s’accumulent au point de restreindre l’espace dédié, ainsi il est plus professionnel de se fixer un moment de rangement, où les documents n’ayant plus usage courant soit archiver, dans les meilleures conditions possibles. Pour cela, le rangement des documents doit être fait méthodiquement : trier, regrouper, classer, stoker. Avec les outils nécessaires pour ne pas avoir à se déplacer tout le temps, à savoir : perforatrice, agrafeuse, trombones, classeurs, intercalaires avec onglets, stabylos, etc.… Avec un effort de volonté, le rangement est effectué !!!!

L’archivage des documents administratifs

Fiches d’impôts, documents bancaires, les documents de famille, factures d’électricité, documents d’assurance, factures de chauffage, relevés de compte bancaire, documents de santé, etc...Tous les documents administratifs doivent être gardés précieusement pour faire un jour valoir vos droits. Et pour des raisons purement légales, mais aussi pour justifier ses activités et ses décisions auprès des responsables d’entreprise et leurs clientèles, dans le cas d’une entreprise. Il s’agit de conserver la preuve des actions ayant une répercussion juridique, administrative et économique au sein de son entreprise. Les archives représentent le support des données nécessaires au fonctionnement quotidien d’une entreprise et un outil à la gestion des connaissances, et donc archiver les documents en papiers personnel, professionnels et administratifs est une nécessité pour faciliter le stockage global.

Forme d’archivage des documents administratifs

L’archivage des documents administratifs est effectué par des entreprises de manière traditionnelle et moderne. En effet, il est possible, de nos jours de souscrire un contrat de stockage avec une entreprise qui archive et stocke précautionneusement vos données, dans un lieu dédié, où vous avez accès 24h/24h, en voiture pour un chargement ou un déchargement, avec des caméras de surveillance pour veiller à la sécurité des données. Ses documents doivent être couverts par une assurance, pour éviter les détériorations des biens. Ce service est tarifé à partir entre 50 et 300 €/ mois selon le volume de documents à stocker. Et d’autres sociétés offrent des espaces numériques en location ou coffre for numérique, où sont numérisés et stockés les documents administratives d’une entreprise pour quelques euros par mois, pour être à l’abri d’un sinistre (incendie, cambriolage, inondation).

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